Thema: Auswertung und Rückmeldungen zur freiwilligen Wartezeitenanalyse
Einleitung
Im Rahmen der freiwilligen Qualitätsentwicklung im Ärztenetz BOHRIS werden Wartezeitenanalysen als internes Unterstützungsangebot für interessierte Praxen durchgeführt. Ziel ist es, praxisinterne Abläufe zu reflektieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und durch eine anonymisierte Gesamtschau Rückmeldungen von Patienten und Angehörigen nutzbar zu machen. Die Teilnahme an der Analyse ist freiwillig. Die Ergebnisse werden ausschließlich der jeweiligen Praxis zur Verfügung gestellt und nicht veröffentlicht. Auf Ebene des Ärztenetzes erstellt die Patientenbeauftragte einen übergeordneten, anonymisierten Gesamtbericht mit zusammengefassten Erkenntnissen aus beobachtender Perspektive.
Ablauf und Durchführung
Teilnehmende Praxen erhalten vorab detaillierte Informationen zu Ablauf, Erhebungsmethodik und Datenschutz.
Zur Verfügung gestellt wurden:
- Erhebungsbögen zur Dokumentation von Wartezeiten (Papierform)
- Poster mit QR-Code zur Teilnahme an der digitalen Patientenbefragung
- Erinnerungskarten mit QR-Code zur freiwilligen Umfrageteilnahme
Die Erhebungsphase dauerte in der Regel etwa vier Wochen pro Praxis. Die Rückmeldung an die Praxen erfolgte in Form eines schriftlichen Auswertungsberichts mit anschaulichen Diagrammen, zusammenfassenden Kommentaren und individuellen Anregungen zur Prozessoptimierung.
Datenschutz
Die Datenerhebung erfolgte vollständig anonym. Es wurden keine personenbezogenen Angaben zu Patienten oder Mitarbeitenden erfasst. Die Auswertung wurde durch die Patientenbeauftragte des Ärztenetzes BOHRIS unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt. Die Ergebnisse wurden ausschließlich praxisintern weitergegeben. Die im vorliegenden Gesamtbericht dargestellte Netzsicht ist vollständig anonymisiert.
Ergebnisse und übergreifende Erkenntnisse (2023–2025)
Die Auswertung der in den Jahren 2023 bis 2025 durchgeführten Analysen zeigt wiederkehrende Muster:
- Lange Wartezeiten sind häufig strukturell bedingt: Zwei der drei teilnehmenden Praxen verzeichneten durchschnittliche Wartezeiten von über 45 Minuten. Hauptursachen waren eine komplexe Patientenstruktur, hoher Anteil an Akutvorstellungen und nicht planbare Notfälle. Solche Rahmenbedingungen sind typisch für medizinisch unterversorgte Regionen mit geringer Facharztdichte.
- Gute Organisation kann Wartezeiten deutlich reduzieren: Eine Praxis zeigte mit durchschnittlich unter 20 Minuten deutlich kürzere Wartezeiten. Hier führten ein klar strukturiertes Terminmanagement, die Trennung von Akut- und Bestellsprechstunden sowie eine gezielte Triage an der Anmeldung zu mehr Effizienz.
- Kommunikation über Wartezeiten ist entscheidend: Rückmeldungen zeigten, dass Patienten mit Verzögerungen deutlich besser umgehen können, wenn sie zeitnah und nachvollziehbar über den aktuellen Stand informiert werden. Mangelnde Kommunikation wurde hingegen als unhöflich oder wenig wertschätzend empfunden.
- Hohes Vertrauen in das Praxispersonal: Alle Erhebungen zeigten durchgehend positive Rückmeldungen zur Freundlichkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit der medizinischen Fachangestellten. Sie wurden vielfach als tragende Säule der Praxisorganisation wahrgenommen.
Kontext: Versorgungssituation in einer strukturell benachteiligten Region
Das Ärztenetz BOHRIS ist in einer ländlich geprägten Region mit bekannten Versorgungsengpässen tätig – insbesondere im Bereich der haus- und fachärztlichen Versorgung. Die Kombination aus Ärztemangel, wachsender Zahl an älteren Patienten und begrenzten Terminressourcen stellt Praxen vor besondere Herausforderungen. In diesem Kontext sind lange Wartezeiten häufig nicht Ausdruck unzureichender Organisation, sondern systemischer Belastungen geschuldet.
Die Teilnahme an der Wartezeitenanalyse zeigt das Engagement der Praxen für Transparenz und Qualitätssicherung. Sie verdeutlicht, dass auch unter schwierigen Bedingungen strukturelle Verbesserungen möglich sind – insbesondere durch gute Kommunikation, durchdachte Abläufe und patientenorientierte Organisation.
Fazit und Ausblick
Die Wartezeitenanalyse wird als freiwilliges internes Instrument zur Qualitätsentwicklung auch künftig fortgeführt. Weitere Praxen sind eingeladen, sich zu beteiligen. Die Ergebnisse dienen ausschließlich der individuellen Reflexion und dem fachlichen Austausch innerhalb des Ärztenetzes – nicht dem Vergleich oder der Bewertung.
Die Patientenbeauftragte plant zudem, wiederkehrende Themen aus Patientengesprächen und Rückmeldungen regelmäßig anonymisiert zu bündeln und dem Vorstand des Ärztenetzes zur Verfügung zu stellen. So sollen gezielt Maßnahmen zur Verbesserung angestoßen werden.